Как сверять цифры и даты с исходником, а не с ощущением

В ответе по заявке 184 компания «Север» пишет клиенту дату отгрузки. В листе стоит одно число, в письме — похожее, цифры местами поменялись. Стиль писем при этом ровный, и письмо почти ушло. Ошибку видно, только если палец стоит на исходнике и палец стоит на ответе.

Одна перепутанная дата стоит дороже кривого стиля. Её не ловит ощущение «вроде тот же март». Сверка — это столбик и поиск каждой цифры в листе. Ниже порядок, в котором числа не сверяют по памяти и не просят модель «пересчитать по-умному».

Выпишите все числа, даты, номера пунктов из ответа в столбик

Из готового ответа вынимают все числа, даты и номера пунктов. Каждое — отдельной строкой. Не «даты в целом». В письме по заявке 184 в столбик попадают номер заявки, число месяца, месяц, номер пункта договора, если он назван, и любая сумма, если она названа.

Прописью тоже вынимают. «Двенадцатого» — это число, даже без цифр. Его пишут в столбик рядом с тем, как оно стояло в письме, и сверяют с исходником в той же форме смысла, не «ну это очевидно март». Очевидность здесь как раз путает соседние числа.

Столбик делает человек или модель по точному запросу ниже. В обоих случаях исходник в этот момент не пересказывают. Если модель выписывает, вы всё равно ведёте пальцем. Столбик без пальца — ещё один гладкий текст.

Найдите каждое в исходнике. Нет в исходнике — числа не существует для письма

Напротив каждой строки столбика — место в исходнике: заявка 184, такой-то пункт, такая-то строка счёта. Нет места — числа для письма не существует. Его вычёркивают, даже если оно правдоподобно и «где-то уже звучало» в другом чате.

Нельзя подтверждать число другим ответом модели. Другой ответ — не исходник. Нельзя подтверждать число памятью о звонке, если звонок не записан во вводных, которые вы готовы показать коллеге. Для этого письма существует только открытый лист.

Похожее число не считается найденным. Если в листе одно, а в письме другое, в столбике стоит «в исходнике нет», а не «почти». Почти — это как раз тот случай, ради которого заведён столбик.

Два листа лежат рядом нарочно. На ответе числа обведены, на исходнике те же места подчеркнуты. Не сверяют ответ с ощущением от исходника, который прочитали утром. Как не отдавать модели весь договор, когда для сверки нужен один пункт, — в гайде нейросеть по вашим документам. Сверка начинается после того, как кусок уже вынут и лежит вторым листом.

Похожие числа рядом: 12 и 21, май и март

Путают чаще не слова, а соседей. 12 и 21 отличаются порядком цифр, в беглом чтении оба «про середину». Май и март в деловом письме звучат одинаково законно. Модель ставит тот, который привычнее в фразе, не тот, который в пункте.

На учебном листе заявки 184 дата отгрузки — 12 марта. В слабом ответе легко появляется 21 марта или 12 мая. Обе версии гладкие. Обе для письма не существуют, пока в исходнике другое. В столбик их пишут отдельно: число и месяц двумя строками, чтобы май не спрятался за верным «12».

Номера пунктов путают так же. Пункт 12 и пункт 21 стоят в разных обязанностях. Перепутанный номер тащит в письмо чужой смысл, даже если дата рядом верная. Поэтому номер пункта в столбике не «мелочь оформления». Его ищут в исходнике так же, как дату.

Если в исходнике числа нет вовсе, а в ответе стоит привычное «до конца месяца», это тоже строка столбика. «Конца месяца» во вводных не было — фразы для письма нет. Её не оставляют как безобидную округлость.

Учебный фрагмент счёта с тремя суммами, одна сознательно лишняя в ответе

К заявке 184 приложен учебный счёт. В нём три суммы, у каждой своя подпись строки: комплект, доставка, упаковка. Числа на учебном листе вы вписываете сами и дальше сверяете их как есть, без округления. В ответе модели три эти подписи повторены, и добавлена четвёртая сумма — «срочная надбавка», которой в счёте нет.

Столбик по этому ответу длиннее счёта на одну строку. Три суммы находятся пальцем на счёте. Четвёртая не находится. Её для письма не существует, даже если она звучит по-деловому и стоит в том же абзаце, где верные три. Верные три не голосуют за четвёртую.

Отдельно в том же ответе дата: в счёте и в заявке 12 марта, в письме 21 марта. Это вторая строка столбика с отметкой «в исходнике нет». Май вместо марта ловят тем же жестом, если модель поменяла месяц, а число оставила. Одну удачную цифру не записывают как удачную дату целиком.

Учебный счёт без живых реквизитов. Суммы не переносят из настоящего счёта клиента в пример и не оставляют в чате «чтобы было похоже на бой». Похожая форма — три подписанные строки и одна лишняя — достаточна, чтобы набить жест. Боевой счёт сверяют у себя, тем же столбиком.

Не просите модель «пересчитать по-умному», если вам нужна копия цифр

Слабый запрос: «Проверь цифры в письме по заявке 184 и пересчитай как правильнее». «Правильнее» модель понимает как правдоподобнее. Она может поменять 12 на 21, сложить три суммы и заменить их одной, добавить надбавку, потому что в похожих письмах надбавка бывает. Копия цифр от этого гибнет.

Если вам нужна копия, в запросе нет слов про пересчёт, округление и «приведи в порядок». Есть слова «дословно» и «ничего не складывай». Расхождение с исходником ищете вы. Модель на этом шаге только выписывает то, что уже стоит в ответе, не то, что «должно было стоять».

Не просите заодно «исправь письмо». Исправление в том же запросе снова включает умный пересчёт. Сначала столбик. Потом вы чёркаете в письме сами или точечной правкой, уже зная, какой строки в исходнике нет. Что смотреть в письме кроме цифр, прежде чем оно уйдёт клиенту, — в гайде проверка ответа перед клиентом.

Промпт: выписать цифры дословно и ничего не складывать

Точный запрос стоит рядом со слабым «пересчитай». Он не улучшает письмо и не ставит датам оценку.

Выпиши из ответа столбиком все числа, даты, номера пунктов и суммы.
Как в тексте: цифрой или прописью, не заменяй одно другим.
Не складывай суммы. Не округляй. Не исправляй даты. Не добавляй чисел, которых в ответе нет.
Напротив каждой строки не пиши «верно». Я сверю с исходником сам.
Ответ:
"""
[текст письма]
"""

Дальше исходник открыт, не вставлен в тот же запрос «на всякий случай целиком». Если вставить весь договор рядом с просьбой выписать, модель начинает сверять сама и снова ставит «верно» на 21 марта. Сверку не отдают. Столбик отдают. Палец остаётся вашим.

Если в столбике вдруг появилась сумма, которой нет даже в письме, выписке нельзя верить. Тогда столбик собирают глазами по обведённым местам. Печать на чужую строку не ставят.

Что делать со сложением, если оно всё-таки нужно

Иногда письмо обязано назвать итог, а в счёте итога нет, есть только строки. Считает человек. Модели в этом месте не говорят «посчитай как будет правильно». Ей можно отдать одну узкую работу: разнести слагаемые по подписям, дословно, без четвёртой строки.

Вы складываете три суммы со счёта на бумаге или в таблице, которую открыли сами. В письмо попадает ваша сумма, и вы же вписываете её в столбик уже как число, которое существует, потому что посчитали вы. Модель этой строки не порождает. Если она породила итог сама, итог вычёркивают и ставят ваш.

Не просите модель проверить ваше сложение «ещё раз для спокойствия» в том же окне, где она уже выдумала надбавку. Спокойствие здесь — повтор вашего сложения на бумаге, не второй гладкий абзац. Надбавка в проверку не входит: её нет среди слагаемых.

На заявке 184 учебный итог, если он нужен, складывают из комплекта, доставки и упаковки. Срочная надбавка в сумму не входит ни под каким «логично же». Логика, которой нет в счёте, в письмо не кладётся.

За один вечер порядок такой.

1. Выпишите из ответа по заявке 184 числа, даты и номера пунктов столбиком, включая пропись.
2. Найдите каждое в исходнике. Нет в листе — в письме этого числа нет.
3. Отдельно поймайте соседей: 12 и 21, май и март, соседние номера пунктов.
4. На учебном счёте из трёх сумм вычеркните четвёртую, если она появилась. Модель «пересчитать» не просите.
5. Если нужен итог, сложите сами. Модели оставьте только разнести слагаемые дословно.

Два листа и два пальца короче, чем письмо с чужим мартом. Ощущение, что дата «та же», в эту сверку не входит.